矩阵式项目管理组织，是结构形式呈矩阵状的组织，项目管理人员由企业有关职能部门派出并进行业务指导，受项目经理的直接领导。对于任何从事多个技能要求相似或重叠的项目的企业来说，这是一个理想的策略。

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矩阵组织如何运作？

矩阵组织旨在支持共享服务模型，在该模型中，可以根据技能组合在各种项目中部署资源，而不管他们属于哪个部门或团队。

这有助于打破孤岛并促进跨职能协作。此外，共享资源库降低了雇用具有相似技能的新候选人的成本并优化了整体利用率。

尽管这种运作方式听起来相当简单，但当同时运行的多个项目需要相同的能力时，运作的复杂性就会增加。因此，矩阵结构需要特定的角色和职责来简化这一点。

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矩阵式项目管理的重要性

矩阵管理可帮助企业在当前充满活力和敏捷的工作场所中蓬勃发展，允许最大限度地利用现有的劳动力潜力。

1.促进资源的有效利用

由于矩阵管理支持共享服务模式，它允许员工同时在不同的项目中利用他们的技能并释放他们的真正潜力。

例如，企业可以根据项目的时间表和可用性将相同的资源用于两个项目，从而最大限度地提高盈利利用率，同时降低资源成本。

此外，如果资源未得到充分利用，资源经理可以通过将它们分配给不同的项目（跨部门）来为它们提供合适的工作。这些做法确保了工作量的统一分配和人才库的有效利用。

2.帮助利用具有成本效益的资源

由于资源是昂贵的投资，创建最合适的团队以防止项目预算超支可确保盈利。

矩阵结构使资源管理者能够超越区域界限，利用具有成本效益的资源。

如果资源超出了他们的控制范围，他们可以与其他资源经理和部门负责人协调，以更低的成本采购最合适的资源。例如，假设一个项目位于资源成本较高的美国。这里的矩阵结构使资源经理能够从低成本国家寻找具有相似技能的资源，并在不影响质量的情况下控制项目成本。

3.增强创新和自主性

矩阵组织促进来自不同职能和地点的资源之间的部门间协作，这形成了职能和文化多元化的团队。因此，当不同领域的主题专家一起工作时，矩阵结构可以使他们能够跳出框框思考并促进创新。

此外，矩阵式管理超越了一级权限，鼓励分工。因此，当项目经理将他们的职责委托给专业资源时，就会培养一种责任感。它还为他们提供了更多的创意和创新空间。所有这些累积起来有助于增强自主性。

4.促进跨职能部门的知识共享

了解矩阵管理的功能后，很明显它能带来一个开放的工作环境。换句话说，当跨部门的资源在一个项目上协调工作时，它就打开了知识共享的大门。无缝协作将有助保持竞争优势，并确保交付的项目符合质量标准。

5.培养更高的灵活性和适应性

由于矩阵结构提供了不同部门之间共享资源的自由，因此它促进了组织的灵活性。此外，当矩阵资源在不同职能部门的各种项目上工作时，他们就有机会在动态环境中茁壮成长。

这种根据不同流程和标准工作的广泛能力以及整个组织的团队动态有助于资源变得更具适应性。

如何做好矩阵式项目管理？

运用以现代技术为基础的项目管理系统，如8Manage PM项目管理系统，将项目的所有管理人员和执行人员、项目的全过程纳入进来，在满足企业项目管理要求的同时，也有助提高企业运营效率。

这里有一些关于如何使用8Manage PM做好矩阵管理的提示：

1. 分配角色和责任：在8Manage系统中创建一个项目团队，并为团队成员分配角色和责任。每个人都了解他们在项目中的作用，为更好的合作奠定基础。

2. 设定明确的目标和目的：清楚地定义项目的目标和目的，并与整个团队分享它们。这将确保每个人都在为同一个目标而努力，并避免任何误解。

3. 使用集中的沟通平台：8Manage PM可以作为一个集中的沟通平台，永久保存所有即时聊天和论坛的沟通记录以便随时查阅。这将确保沟通的精简，每个人都能获得相同的信息。

4. 创建项目时间表和日历：通过组织任务，创建时间表，8Manage PM帮助你监视其进度并报告性能，让所有事情都在轨道上，避免资源冲突。

5. 使用项目仪表板和报告：8Manage PM提供各种计划与使用报表，让每个人都了解进度、里程碑和任何可能出现的问题。这将有助于使每个人保持一致，确保项目顺利进行。

考虑到矩阵组织结构的复杂性，适当的项目管理系统可提供对数据可用性、利用率和资源容量的数据驱动见解，从而使管理人员可以提前预测需求。